Für viele Unternehmungen ist es sinnvoll in der Beschaffungsstrategie einen Mix aus zentralem und dezentralem Einkauf zu definieren. Durch den dezentralen Einkauf können die Mitarbeitenden des zentralen Einkaufs entlastet sowie Kosten und Zeit eingespart werden.
Die dezentralen Bedarfsstellen werden in der dezentralen Beschaffungsstrategie ihrerseits selbst zu Beschaffungsstellen, welche den Einkaufsprozess (im Idealfall von Anfang bis Ende) eigenständig abwickeln. Im Normalfall sind die dezentralen Bedarfsstellen Mitarbeitende, welche Produkte einkaufen müssen (bspw. Büro- und Verbrauchsmaterial), aber ihre eigentliche Funktion in der Unternehmung nicht der Einkauf von Produkten ist.
Für den dezentralen Einkauf empfiehlt sich der Einsatz von katalogbasierten Procurement-Lösungen. Dies bedeutet dass der Mitarbeitende die Produkte, welche bestellbar sind, in einem oder mehreren Katalogen auswählen und bestellen kann.
Standard Funktionalität in SAP S/4HANA
OCI Kataloge
Externe Kataloge eines Lieferanten können auch in S/4HANA über die standardisierte Katalogdatenschnittstelle OCI (Open Catalog Interface) angebunden werden. Als Synonym wird oftmals der Begriff Punchout Kataloge verwendet.
Diese Art der Integration ist nicht neu sondern bereits aus dem SAP R/3 bzw. SAP SRM bekannt. Der externe Katalog des Lieferanten wird an das SAP System angebunden und kann fort folgend aus SAP (früher aus SAP GUI, in S/4HANA auch aus diversen Fiori Apps) aufgerufen werden. Nach Auswahl der Produkte im Katalog wird der Warenkorb nach SAP S/4HANA übermittelt und gegebenenfalls durch den Mitarbeitenden vervollständigt.
Je nach Weisungen der Unternehmung werden Freigabeworkflows (Stichwort S/4HANA flexible Workflows) durchlaufen um die Freigabe des Vorgesetzten und/oder Kostengefässverantwortlichen zu erhalten. Nach erfolgter Freigabe erfolgt die Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten. Wie dies technisch erfolgt, ist abhängig vom Lieferanten. Eine häufig verwendete Variante ist das Erzeugen eines XML Files (bspw. via Partnervereinbarung und IDOC) und anschliessendem Transfer auf den SFTP Server des Lieferanten.
Materialstamm-basierte Kataloge
Unter SAP S/4HANA ist es möglich einen Katalog zu definieren, welcher auf dem internen Materialstamm basiert. Dieser Katalog kann den Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Die SAP Standardfunktionalität weist zwei grosse Nachteile auf:
Es kann nur ein Materialstamm-basierter Katalog definiert werden. Der fachliche Anwendungsfall, für verschiedene Organisationseinheiten auch verschiedene Kataloge mit unterschiedlichem Inhalt anzubieten, ist schlichtweg nicht möglich.
Es ist nicht möglich den Materialstamm-basierten Katalog, wie man es von Online-Shops und OCI Katalogen gewöhnt ist, zu durchstöbern. Es kann in den Fiori Apps lediglich die katalogübergreifende Suche genutzt werden um Produkt zu finden. Dies bedingt natürlich dass der Mitarbeitende genau weiss, was er sucht.
S/4HANA Erweiterung für Materialstamm-basierte Kataloge
Die zuvor genannten funktionalen Unzulänglichkeiten können mit einer kundeneigenen Entwicklung geschlossen werden. Es können 1-n Materialstamm-basierte Kataloge erstellt und diese den Mitarbeitenden zugeordnet werden. Die Kataloge können berechtigungsgesteuert den Mitarbeitenden zugeteilt werden.
Die Kataloge werden, analog zu den OCI Katalogen, in der dafür vorgesehenen Fiori App "Web-Services definieren" definiert. Der Unterschied ist, dass kein externer Aufruf eines Punchout Katalogs erfolgt, sondern der Aufruf einer nativen Fiori App.
Durch die Bereitstellung einer Fiori "Katalog" App erhält das "Online Shop Gefühl" Einzug in S/4HANA Self Service Procurement. Die App stellt einen Katalog dar, welcher durch den Mitarbeitenden durchsucht werden kann. Entsprechend ausgewählte Produkte werden in den Warenkorb gelegt und bei "Bestellung" in die SAP Standard Fiori App übertragen. Ab diesem Zeitpunkt befindet sich der Prozess wieder im SAP Standard.
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